Jobcenter Straubing: Klassische Aktenhaltung wird durch e-Akte ersetzt
(ra) Im Jobcenter Straubing-Bogen fällt am 4. Juni der Startschuss zur Einführung der elektronischen Akte (e-Akte) . Alle ab dann eingehenden Dokumente werden sofort digitalisiert und in einer elektronischen Akte geführt. „Mit Einführung der elektronischen Aktenführung machen wir einen enormen Schritt hin zur papierarmen, digitalen und damit modernen Verwaltung. Dies steigert den Kundenservice und die Effizienz unserer Arbeit“, begrüßt Bastian Lange, Geschäftsführer im Jobcenter Straubing-Bogen, die Neuerung.
Für die Kunden bedeutet dies konkret, dass Sie weiter wie gewohnt ihre Unterlagen per Brief an das Jobcenter senden können, dort jedoch noch vor der Bearbeitung das Scannen und die Überführung der elektronischen Dokumente in die elektronische Akte erfolgt. Vorhandene Akten und Unterlagen werden nur im Einzelfall oder ab einem bestimmten Zeitpunkt nachdigitalisiert, wenn dies für den Vorgang bzw. die weitere Bearbeitung relevant ist.
Künftig eingehende Kundenpost, egal ob persönlich abgegeben oder zugesandt, wird nach dem Eingang im Jobcenter zunächst zum zentralen Scannen gegeben. Im Scannzentrum erfolgt die computerlesbare Aufbereitung und Speicherung der Poststücke. Zur weiteren Bearbeitung liegen diese dann nach zwei Arbeitstagen in der jeweiligen e-Akte im Jobcenter Straubing-Bogen wieder vor. Die zuständigen Mitarbeiter sehen in einem elektronischen Postkorb, dass ein Dokument zur Bearbeitung eingegangen ist. „Der Einhaltung des Datenschutzes wird dabei höchste Priorität eingeräumt: Einblick in die Dokumente haben immer nur die Jobcenter-Beschäftigten, die ihn auch für die Erledigung ihrer Aufgaben brauchen“, erklärt Marcus Hüblein, Datenschutzbeauftragter des Jobcenter Straubing-Bogen.
Die Vorteile der e-Akte – wie der Geschäftsführer Bastian Lange erklärt – liegen auf der Hand. Auskünfte sind zukünftig schneller möglich, weil die Akte sofort auf den Bildschirmen verfügbar ist. Weniger Lauf-, Such- und Transportwege führen zu einer zeitnäheren Bearbeitung. Außerdem ist die elektronische Akte die Basis weiterer kundenfreundlicher Online-Angebote. „Die internen Vorbereitungen sind abgeschlossen, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entsprechend geschult, sodass wir loslegen können. Zu Gute kommt uns, dass die e-Akte von der Bundesagentur für Arbeit (BA) seit 2012 in den Agenturen für Arbeit und den Familienkassen bereits eingesetzt wird und wir auf die Erfahrungswerte aufbauen können“, erläutert Geschäftsführer Bastian Lange.
Einen wichtigen Hinweis gilt es für Kunden der Bundesagentur für Arbeit und der Jobcenter fortan zu beachten, wenn Post an das Jobcenter gesandt wird: Eingereichte Unterlagen werden nach der Digitalisierung noch acht Wochen aufbewahrt und danach datenschutzkonform vernichtet. „Am besten ist es also nur dann Originale ans Jobcenter zu senden, wenn diese ausdrücklich angefordert wurden – ansonsten genügt es Kopien einzureichen“, rät Bastian Lange. Um Unterlagen vor Ort zu duplizieren stehen in den Eingangszonen der Dienststellen Straubing und Bogen seit März bereits Kundenkopierer bereit, an denen Kunden kostenfrei Ihre Unterlagen vor der Abgabe kopieren können.
