Endlich Urlaub! Diese 7 Dinge solltest du vorher im Büro erledigen

(ra) Mousedrop und raus aus dem Büro? Wer vor dem Urlaub noch ein paar Gedanken an seine Liebsten (Kollegen) verschwendet, der macht allen die Arbeit leichter.

Endlich Feierabend – endlich Urlaub! Doch das Glück des einen ist die Mehrarbeit der anderen. Trotz guter Planung gibt es in vielen Teams diese Wochen im Jahr, in denen sie einfach unterbesetzt sind. Wer es seinen Kollegen ein bisschen leichter machen möchte, der kann diese sieben Ratschläge von t3n beherzigen. Übrigens: Sie dienen auch dem eigenen Urlaubswohl – wer will schon gern angerufen werden?

Planen

Schon zu Beginn der letzten Arbeitswoche lohnt sich eine To-do-Liste: Was muss vor dem Urlaub unbedingt erledigt werden? Müssen noch Zahlungen angewiesen werden, wichtige Dokumente unterzeichnet, Sonderschichten und -Ausgaben abgerechnet werden? Wer früh anfängt, der ist auch eher fertig – und die Chance, etwas zu vergessen, sinkt.

Eine hilfreiche Abwesenheitsmail einstellen – aber nicht mit allen Daten

Aus der Mail sollte auch klar hervorgehen, wer wann zuständig ist – und ab wann man selbst wieder zurück ist.

Manche Nachrichten sind dringend, mancher Kunde braucht sofort einen Kontakt. Doch deshalb gleich alle Durchwahl-Nummern der Kollegen reinzuschreiben könnte die Stimmung verderben. Besser: Vorher fragen, wer mit welchen Kontakt-Daten einverstanden ist. Aus der Mail sollte auch klar hervorgehen, wer wann zuständig ist – und ab wann man selbst wieder zurück ist.

Aufräumen!

Egal, wie wichtig sich die Papierstapel auf Ihrem Schreibtisch gerade anfühlen: Mit ein paar Tagen oder Wochen Abstand werden sie plötzlich sehr egal sein. Deshalb kannst du auch gleich aufräumen, dann müssen sich die Kollegen das Chaos nicht die ganze Zeit angucken.

Noch wichtiger ist dieser Punkt, wenn in eurer Abteilung regelmäßig Praktikanten an den Schreibtischen der Kollegen sitzen. Das wirst du auf keinen Fall durch gut geplantes Chaos verhindern können. Räum lieber auf – und vielleicht gönnst du der Tastatur auch noch einen Spritzer Desinfektionsmittel.

Posteingang aufräumen

Irgendwo findet sich mit Sicherheit noch eine Hand voll Anfragen, die du irgendwann demnächst mal beantworten wolltest. Jetzt noch eine halbe Stunde investieren und die Mails der letzten zwei bis drei Wochen sortieren freut möglicherweise die Kollegen, auf jeden Fall aber dich selbst.

Passwörter hinterlegen

Das Albtraumszenario: Du stehst im Wald, in der Tasche nur dein Smartphone und der Kollege ruft an: „Du sag mal – hast du diese eine Datei mal schnell für mich? Ich komme da nicht dran.“ Tja. Wer seine Passwörter für den Notfall bei einem vertrauenswürdigen Kollegen hinterlegt – und das auch kommuniziert – der kann in den wirklich dringenden Fällen weiterhelfen. Übrigens: Das ist auch eine gute Gelegenheit, die eigenen Passwörter mal wieder zu ändern.

Briefing I: Projekte

Was ist zuletzt fertig geworden? Wo könnten Rückfragen kommen? Das die Arbeit erledigt ist heißt ja nicht, dass nicht noch jemand etwas dazu zu sagen oder zu fragen hat. Dann ist es gut, wenn die Kollegen gut gebrieft sind. Eine Übergabe-Mail mit den wichtigsten Stichpunkten kann so ein Gespräch gut ergänzen – nicht aber ersetzen.

Briefing II: Kontakt

Wann willst du angerufen werden, wann eine Email, welche Kanäle sind überhaupt offen, während du durch die Kanäle des Mekongs ruderst? Und was soll lieber im Büro ohne dich entschieden werden? Wenn die Kollegen genau wissen, in welchen Fällen sie Kontakt aufnehmen sollen und in welchen nicht (!), spart das eine Menge Zeit, Unsicherheit und Diskussionen.