Datensicherheit: Auswahl des besten Datenraumanbieters für die Geschäftsanforderungen

28. Januar 2024 6 min read

(ra). Die Auswahl eines Anbieters für virtuelle Datenräume war noch nie ein einfacher Prozess. Die beste Lösung für Ihre aktuellen Geschäftsanforderungen zu finden, kann eine entmutigende Aufgabe sein. Aus diesem Grund ist es wichtig, eine Liste wichtiger Dinge zu kennen, die beim Vergleich von VDR-Anbietern zu beachten sind.

Erfahrung im Betrieb und der Bereitstellung von Diensten eines bestimmten VDR-Lösungsanbieters

Welche Erfahrungen hat der data room provider -Dienstleister gemacht? Sind diese Informationen auf der Website leicht zu finden? Wenn diese Daten nicht verfügbar sind, kann dies ein Warnsignal sein. Wenn Sie Schwierigkeiten haben, Informationen über einen VDR-Anbieter zu finden, kann das daran liegen, dass dieser Anbieter nicht so erfahren ist wie seine Konkurrenten. Weil es wichtig ist? Der Grad der Erfahrung wirkt sich direkt auf die Servicequalität aus. Wenn sie keine Erfahrung oder keinen Kundenstamm haben, verstehen sie möglicherweise nicht, in welcher Umgebung ein virtueller Datenraum arbeitet.

Positives Feedback von Kunden

Erkundigen Sie sich bei Unternehmen, die bereits einen Datenraum Anbieter nutzen. Diese Unternehmen können nach Abschluss von Geschäften, die im virtuellen Datenraum durchgeführt wurden, positive Empfehlungen abgeben. Warum ist das wichtig? Lesen Sie diese Bewertungen, um herauszufinden, welche VDR-Anbieter dies am besten können und welche Unternehmen sie anbieten. Das Fehlen positiver Bewertungen weist auch auf mögliche Mängel des Dienstes hin.

Kundendienst zur Datensicherheit

Obwohl alle Anbieter behaupten, einen 24/7-Service anzubieten, variiert das Serviceniveau stark. Es ist wichtig zu wissen, wie der Dienstanbieter den Benutzern informativen technischen Support bietet. Bieten sie insbesondere nur Schulungs- und Fehlerbehebungslösungen an oder bieten sie eine umfassende Palette an Dienstleistungen rund um den Betrieb des gewählten VDR an? Warum ist das wichtig? Full-Service bedeutet, dass sie über ein engagiertes Team verfügen, das alle Verwaltungsaufgaben erledigt.

Verfügbare moderne Technologien im virtuellen Datenraum

Zu den wichtigsten Funktionen, auf die Sie bei der sicherer datenraum-Plattform achten sollten, gehören:

Schutz von Dokumenten;
Massen-Upload von Dokumenten;
Volltextsuche in allen Dateitypen (einschließlich gescannter Bilder);
Automatische Indizierung und Neuindizierung;
Redaktionelle Möglichkeiten im virtuellen Datenraum;
Echtzeit-Berichterstattung;
Frage- und Antwortformular.

Warum ist das wichtig? Die Erforschung der zugrunde liegenden Technologien kann den Unterschied zwischen Stunden und Minuten einer Aufgabe ausmachen. Wenn Ihr Anbieter für virtuelle Datenräume diese Dienste nicht bereitstellen kann, suchen Sie nach der falschen Lösung für Ihr Unternehmen. Unternehmensdienstleistungen weisen einige wichtige Elemente auf, die manchmal übersehen werden. Das bedeutet, dass Sie möglicherweise vom Datenraum und seinen Diensten enttäuscht sein werden. Sie werden von virtuellen Datenraumdiensten enttäuscht sein. Wenn Sie nicht über wertvolle Tools wie Redaktionsfunktionen, E-Mail-Downloads und Kundenverwaltungssysteme verfügen, können Sie mit verschiedenen Geschäftsprozessen stecken bleiben, deren Abschluss viel länger dauern wird.

Niedriger Preis

Die Kosten für VDR hängen von den aktuellen Anforderungen des Unternehmens ab. Wenn jedoch die Funktionen und Fähigkeiten des VDR gleich sind, müssen Sie mit ähnlichen Preisen rechnen. Seien Sie vorsichtig, wenn der Preis zu niedrig ist, da der Anbieter möglicherweise wichtige Funktionen entfernt, um den Preis des Dienstes zu senken. Auch das Fehlen einer kostenlosen Testversion ist ein wesentlicher Nachteil eines data room software-Dienstleisters für Ihr Unternehmen und die Erfüllung Ihrer Geschäftsanforderungen. Bevor Sie eine Dienstleistung kaufen, müssen Sie sicherstellen, dass sie für Sie, Ihr Unternehmen und Ihr Team geeignet ist. VDR-Lieferanten sollten sich die Möglichkeit, ihre Produkte zu testen, nicht entgehen lassen. Ermitteln Sie alle Ihre aktuellen Bedürfnisse.

Bevor Sie mit Kollegen darüber diskutieren oder ein VDR-Audit starten, müssen Sie genau wissen, wofür Sie den gewählten virtuellen Datenraum nutzen und wie er Ihre aktuelle Arbeit an verschiedenen Geschäftsaufgaben verbessern wird. Darüber hinaus müssen Sie Ihre eigenen technischen Fähigkeiten (und die Ihrer Kollegen) realistisch analysieren. Durch die Evaluierung potenzieller Kunden können wir unsere VDR-Standards weiterentwickeln. Sofern nicht das gesamte Team technisch versiert ist, möchten Sie einen secure data room, der bekanntermaßen einfach zu bedienen ist. Darüber hinaus haben Kundenservice und Support möglicherweise für die Kunden oberste Priorität und nicht für die technisch versierten Mitarbeiter des Unternehmens.

Sicherheit durch einen Anbieter virtueller Datenräume

Natürlich ist Sicherheit bei der Auswahl einer bestimmten VDR-Lösung sehr wichtig. Ein Dokumentenleck kann nicht nur ein Unternehmen zerstören, sondern auch einem Unternehmen und seinem Ruf schaden und die persönlichen Daten von Tausenden, wenn nicht Millionen von Menschen gefährden. Kaufen Sie beim Kauf eines datenraum nichts, was nicht ISO 27081 entspricht. Nutzen Sie außerdem Zwei-Faktor-Authentifizierungsoptionen, um Passwortdiebstahl zu verhindern, erweiterte Verschlüsselung zum Schutz von Dokumenten oder digitale Wasserzeichen, um unbefugtes Kopieren zu verhindern. Weitere Informationen zu Sicherheitsfunktionen finden Sie unter Sicherheitsfunktionen für virtuelle Datenräume.

Dokumentenflussfunktion

Einige VDRs ermöglichen Teams nicht nur das Speichern von Dokumenten und Dateien, sondern bieten auch Textsuche, integrierte Dokument- und Excel-Viewer, verschiedene Filter und mehr. Berechtigungseinstellungen: In diesem Zusammenhang ist es wichtig, beim Kauf des VDR-Dienstes die Einstellungen für die Möglichkeit zu prüfen, unterschiedliche Berechtigungen für die Dokumentation hinzuzufügen. Gibt es eine dataroom-spezifische Option „Nur anzeigen“? Kann ich ein Dokument mit Kollegen und einen Teil eines Dokuments mit anderen Kollegen teilen? Es ist wichtig, sich vorher über das Festlegen von Berechtigungen zu informieren.

Jeder data room ist anders und kann die Zusammenarbeit und Sicherheit von Dokumenten beeinträchtigen. Sie sollten nach einem VDR suchen, der Informationen über alle Benutzer, Aktivitäten, Dateien und Dokumente in einem virtuellen Datenraum bereitstellt. Dies ist nicht nur aus Sicherheitsgründen von Vorteil, sondern auch aus Sicht des Projektmanagements. Dadurch können Sie potenzielle Fehler erkennen, den Grad der Interaktion mit dem Benutzer messen und unnötige Arbeit vermeiden. Sie können die Reaktionsfähigkeit des VDR-Kundensupports bewerten, indem Sie online mit ihm chatten oder seinen Kundendienst anrufen. Wenn Sie virtuelle Datenräume in verschiedenen Zeitzonen haben, müssen Sie außerdem rund um die Uhr den Kundendienst anrufen.

Herkömmliche virtuelle Datenräume können einen wesentlichen Beitrag dazu leisten, dass viele Parteien Daten teilen, speichern und analysieren können. Manche Aufgaben sind jedoch schwierig und erfordern viel Aufwand. Ein gutes Beispiel ist der Due-Diligence-Prozess bei Fusionen und Übernahmen, insbesondere M&A. Viele Prozesse bestehen aus so vielen beweglichen Teilen, dass es nicht ausreicht, sich auf eine aktualisierte Version von Google Drive zu verlassen. Stattdessen sollten Sie die Lifecycle-Management-Lösung von Virtual Data Rooms nutzen. Mit diesen effizienten Lösungen können Benutzer den Fortschritt verschiedener Vertragskomponenten verfolgen, Workflows erstellen, in denen Aufgaben basierend auf der Ausführung anderer Aufgaben ausgeführt werden, und Dokumentanforderungen erstellen. Daher spielen traditionelle virtuelle Datenräume eine wichtige Rolle im M&A-Prozess.

Wenn Sie den oben beschriebenen Prozess befolgen, können Sie ganz einfach den VDR auswählen, der Ihren Geschäftsanforderungen am besten entspricht. Der Schutz von Dokumenten und deren Austausch sind praktisch zur neuen Norm geworden, die Popularität virtueller Datenräume wird in den kommenden Jahren aktiv zunehmen. Wenn Sie also Ihr Geschäft ausbauen, die Zusammenarbeit verbessern, die Effizienz steigern und in einigen Fällen Redundanz reduzieren möchten, sollte der VDR-Auswahlprozess ganz oben auf Ihrer To-Do-Liste stehen.