Was ist eigentlich eine Qualifikationsmatrix?
(ra) Durch die zunehmende Digitalisierung stehen Unternehmen vor neuen Herausforderungen, die allerdings auch echte Chancen beinhalten. Außerdem gilt es natürlich, dem Wettbewerbsdruck gerecht zu werden und die sich verändernden Ansprüche von Kunden und Geschäftspartnern im Blick zu behalten.
Eine der dafür wichtigsten Säulen ist und bleibt das qualifizierte Personal, das in Zeiten des Fachkräftemangels allerdings nicht leicht zu finden ist. Umso wichtiger ist es für Unternehmen, das eigene Team zu kennen und vorhandene Fertigkeiten bedarfsgerecht weiterzuentwickeln.
Wie gut ist das eigene Team?
Die Antwort auf diese Frage liefert die Skill Management Software: Über dieses System lässt sich genau abbilden, welche Kompetenzen derzeit durch die verfügbaren Mitarbeitenden abgedeckt werden. Nicht selten gehen diese Kompetenzen über jene Fähigkeiten hinaus, die im Verlauf des Studiums oder bei der Ausbildung erworben wurden. Denn selbstverständlich bilden sich Menschen auch privat weiter oder bringen aus der Familie nützliche Fachkenntnisse mit. Beispiele dafür kennt jedes Kind: Durch Eltern aus verschiedenen Ursprungsländern wachsen viele Kinder zweisprachig auf. Woanders packt der Nachwuchs schon früh im elterlichen Unternehmen mit an, etwa auf dem Bauernhof oder in der Gastronomie. Aus dieser Gemengelage besitzen jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter ein ganz individuelles Profil. Wenn selbiges über das Skill Matrix Template vollumfänglich angezeigt wird, kann man jede anfallende Arbeit an die jeweils kompetentesten Mitarbeitenden verteilen. Auch eine vorausschauende Planung wird möglich: Anstehende Projekte können mit der Ist-Situation abgeglichen werden, um festzustellen, ob das relevante Wissen im Unternehmen vorhanden ist.
Warum erfordert das Skill Management eine gute Softwarelösung?
Die Strategie eines Unternehmens lässt sich in diverse Projekte unterteilen. Die Vielfalt dieser Projekte wiederum ergibt das Portfolio des Unternehmens, für das ein gutes Management unverzichtbar ist. Dieses muss etwa dafür sorgen, dass jedes Projekt mit einem Budget und dem bestmöglichen Team ausgestattet ist. Die Software hilft dabei, dass diese Organisation reibungslos funktioniert, denn sie liefert den Überblick über alle im Unternehmen vorhandenen Skills und Ressourcen. Man kann also sprichwörtlich auf einen Blick beantworten, welche Mitarbeitenden man zu welchem Zeitpunkt mit welcher Aufgabe betraut hat. So steht das Projektmanagement von Anfang an auf einem sehr stabilen Fundament.
Welche Aufgaben kann die Skill Management Software erledigen?
Schon aufgrund ihrer quantitativen Kapazitätsplanung ist die Skill Management Software unverzichtbar. Denn sie zeigt an, wer ins reguläre Tagesgeschäft eingebunden und wer für neue Aufgaben verfügbar ist. Wesentlich sind dafür die bereits angesprochenen Fähigkeiten, die im System nochmals in Haupt- und Nebenqualifikationen unterteilt werden. Bei einem LKW-Fahrer etwa ist der gültige Führerschein die Hauptqualifikation. Spricht er außerdem spanisch, bietet sich sein Einsatz für die Tour zur Messe in Sevilla an.
Im Sinne der Zukunft des Unternehmens sollte man generell weit im Voraus ergründen, ob das eigene Team und die angedachten Vorhaben zusammenpassen. Wenn im Hinblick auf die Qualifikation Lücken erkennbar sind, kann man frühzeitig neues Personal einstellen, um das Portfolio um die erforderlichen Skills zu erweitern. Manchmal ist es noch sinnvoller, das vorhandene Team zielgenau zu schulen. Die dritte Alternative besteht darin, das eigene Vorhaben an die gegenwärtige Situation anzupassen beziehungsweise die Pläne aufzugeben.
Es liegt auf der Hand, dass die letztgenannte Option in vielen Fällen einen Rückschritt darstellt. Denn von einem modernen Unternehmen wird zwar eine realistische Zukunftsplanung erwartet. Doch ohne progressive Vorhaben riskiert man, dass die Konkurrenz an einem vorbeizieht und man dem Wettbewerb mittelfristig nicht mehr gewachsen ist.
Die Skill Matrix ist fast überall unverzichtbar
In kleinen Handwerksbetrieben kennt der Chef seine Mitarbeitenden meistens so gut, dass er auf eine Qualifikationsmatrix verzichten kann: Man arbeitet tagtäglich eng zusammen und bespricht sich außerdem beim Feierabendbier. Aber bereits bei einem kleinen mittelständischen Unternehmen wird es schwer, den Überblick über alle Qualifikationen des Teams zu behalten. Fakt ist jedoch, dass gerade in diesen Unternehmen der entscheidende Wettbewerbsvorteil sehr oft in den Kenntnissen der Mitarbeitenden zu finden ist. Insofern wäre es regelrecht fahrlässig, auf ein softwaregestütztes Skill Management zu verzichten.
