Personaleinsatzpläne online erstellen
(ra) Arbeitskräfte und ihre Zeit sind wichtige Wettbewerbsfaktoren. Eine durchdachte und transparente Personaleinsatzplanung ist daher eine Grundvoraussetzung für den Erfolg eines Unternehmens. Die Hauptaufgabe der Personaleinsatzplanung besteht darin, Mitarbeiter mit den erforderlichen Qualifikationen zur richtigen Zeit am benötigten Ort einzusetzen. Durch die Automatisierung der Mitarbeiterplanung kann sich die Personalabteilung im Unternehmen auf andere Aspekte konzentrieren.
Was ist ein Programm für die Mitarbeiterplanung?
Schichten und Personal planen mit einer Software übernimmt zahlreiche Aufgaben. Dazu gehören die Verwaltung von Schichten, die Nachverfolgung von Urlaubs- und Krankheitszeiten sowie Lohnzahlungen auf der Grundlage der Arbeitszeiterfassung. Die automatisierten Versionen ermöglichen ein reibungsloses Zeitplanmanagement, selbst wenn Arbeitszeiten unerwartet verlängert werden oder Beschäftigte ihre Schichten tauschen. Das Planungsmodul dieser Tools ist mit Zeiterfassungs- und Berichtsfunktionen für eine vollständige Organisation und Analyse der Mitarbeiteraktivitäten gekoppelt. Die meisten der heute erhältlichen Tools sind über eine Webanwendung verfügbar. Beschäftigte können unterwegs auch mobil von einer App darauf zugreifen.
Warum für eine Lösung zur Personaleinsatzplanung entscheiden?
Die Personaleinsatzplanung ist der zentrale Aufgabenbereich des Personalleiters und der Betriebsleitung. Das Planen von Personalkapazitäten und -kosten kann sich nachhaltig auf die Unternehmensplanung und -strategie auswirken. Es wird immer wichtiger, diesen komplexen Planungsprozess präzise zu steuern. Der Einsatz von Dispositionssoftware ist daher für viele Unternehmen unverzichtbar. Sie reduziert nicht nur den Aufwand für die Personaleinsatzplanung, sondern kann auch die Koordination des Planungsprozesses genauer gestalten, indem sie alle Planungsziele transparent macht. Es ist zu zeitaufwendig und mühsam, Schichtpläne manuell für die Personaleinsatzplanung zu erstellen und zu verwalten.
Die Planer müssen eine Vielzahl von Aspekten wie Betriebsvereinbarungen, gesetzliche Vorschriften und die Wünsche der Arbeitnehmer berücksichtigen. Werden Dienstpläne mit Excel oder auf Papier erstellt, kann dies zu umständlichen und fehleranfälligen Listen, Papierkram und zeitraubender Kommunikation per E-Mail oder Telefon führen. Die digitale Schichtplanung ist modern und bietet zahlreiche Vorteile für das Management, die Personalabteilung, die Schichtplaner und nicht zuletzt auch für die betroffenen Arbeitnehmer. Das Unternehmen wird seine Personalressourcen intelligenter und effizienter verwalten, die Personalkosten durch die Vermeidung von teuren Überstunden und Leerlaufzeiten senken, seine Beschäftigten motivieren und die Zufriedenheit seiner Kunden durch eine präzise und transparente Planung verbessern.
Automatisierung als Schlüssel zu einer präzisen Personaleinsatzplanung
Wenn Planungsprozesse automatisiert werden, spart dies Zeit und vermeidet Fehler. Das gilt auch für die Planung von Arbeitseinsätzen. Bei der digitalen Personaleinsatzplanung werden viele Prozesse automatisiert, was zur Zeitersparnis beiträgt. Schichtplaner müssen zahlreiche Faktoren berücksichtigen und ihre Planung immer wieder an veränderte Gegebenheiten anpassen. So ist die manuelle Eintragung eines Einsatzes in einen telefonisch vereinbarten Schichtplan nicht nur zeitaufwendig, sondern führt auch zu Unstimmigkeiten und Überstunden. Korrekturen und Änderungen des Plans können zu weiteren Fehlern führen. Mithilfe einer Personaleinsatzplanungssoftware können solche Fehler vermieden werden, da die Prozesse automatisiert sind. Änderungen im Plan sind sofort sichtbar. Intelligente Programme erkennen Terminkollisionen und warnt oder meldet, wenn ein Teammitglied aufgrund von Urlaub oder Krankheit einer Schicht nicht zugewiesen werden kann.
Bei der manuellen Planung müssen Sie während des Planungsprozesses zusätzliche Informationen in anderen Dateien wie Urlaubsplänen einsehen. Eine digitale Lösung ermöglicht es, durch schnelle, direkte und unkomplizierte Kommunikationskanäle flexibel und schnell zu reagieren. Sobald der Schichtplan veröffentlicht ist, wird jeder automatisch informiert, statt dass Sie jeden Arbeitnehmer einzeln kontaktieren müssen. Zudem müssen keine privaten Kanäle für die Kommunikation genutzt werden. Eine effektive Personaleinsatzplanung stellt auch sicher, dass die Teammitglieder entsprechend ihrer beruflichen Qualifikation eingesetzt werden, was dazu beitragen kann, eine Überlastung der Beschäftigten zu vermeiden und Projektverzögerungen zu verhindern.
Welche Funktionen hat ein Programm für die Personaleinsatzplanung?
Softwarelösungen für die Personaleinsatzplanung haben unterschiedliche Funktionen. In den einfachsten Fällen bieten sie Schichtvorlagen, die der Planer zuweisen kann, sowie die Erfassung von Arbeitszeiten und Abwesenheiten. Umfangreichere Systeme berechnen auf der Grundlage der aktuellen Zeitkonten und Dienstpläne auch den voraussichtlichen Stand der Zeitkonten in der Zukunft. Zusätzlich zu den Standardfunktionen können einige Lösungen auch anzeigen, inwieweit der jeweilige Personalbedarf gedeckt ist oder ob eine Über- oder Unterdeckung vorliegt.
Fazit
Die Personaleinsatzplanung mit digitalen Lösungen bringt einem Unternehmen viele Vorteile. Es spart Zeit und Geld und sorgt für Flexibilität, Transparenz und zufriedene Arbeitnehmer. Der Markt bietet eine Vielzahl unterschiedlicher Softwareanwendungen für die Personaleinsatzplanung. Je nach Unternehmensgröße, Branche und Anforderungen gibt es für jedes Unternehmen eine passende Lösung.
